Mit Herzblut für das Rote Kreuz – die neue Terminverwaltung des DRK Nord-Ost

Braucht ein Unfallopfer eine Bluttransfusion, geht alles ganz schnell. Damit am Ende auch alles gut wird, leistet das Deutsche Rote Kreuz (DRK) viel Vorarbeit. Die Spendenaufrufe hängen aus, das Blutspendemobil kommt! Ungünstig nur, wenn gerade Schulferien sind, die Tür verschlossen und der Hausmeister im Urlaub ist.

blutspendeMit dem Dresdner IT-Unternehmen ito consult GmbH hat das DRK Nord-Ost Spezialisten im Bereich von Planungssystemen ins Boot geholt, um derlei Fehlplanungen auszuschließen. Als starker Partner stand das Institut für Gesundheits-System-Forschung (IGSF) mit seinem Geschäftsführer Dr. Jörg Weidenhammer beratend zur Seite. Die Aufgabe war komplex: Benötigt wurde eine völlig neue Anwendung, denn das bisherige manuelle Planungssystem mit vielen Personen, die jeweils ihren Teil des Planungswissens innehatten, sollte durch eine exakt auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern des Blutspendediensts zugeschnittenen IT-Lösung weichen. Neben Robustheit der Anwendung, Bündelung des Wissens und Schnittstellen zu diversen anderen Systemen waren Anwenderfreundlichkeit, logische Umsetzung vorhandener Workflows und Nutzerakzeptanz die Grundlagen für die Entwicklung.

Da der Wissensaustausch zwischen Fachabteilung, IT-Abteilung und Entwicklern die Grundlage für jede gute Individualsoftware ist, wurde ein Team aus Mitarbeitern des DRK Nord-Ost für die Grundlagen gebildet, um mit der „Blutspende-Terminverwaltung“ eine passgenaue Lösung zu schaffen. Das Ergebnis ist eine Anwendung, in welcher geballtes Wissen und Expertise rund um die Arbeitsabläufe im DRK-Blutspendedienst mit solider IT-Entwicklung zusammenkommt.
Für das Projektmanagement wurde die sogenannte „SCRUM“-Methode gewählt. Diese Vorgehensweise der „kleinen Schritte“ bezieht Ideen und Wünsche des Kunden mit ein, lebt von ständiger Rückkopplung und macht die Fortschritte des Projekts für jeden transparent. Das Ergebnis ist eine Lösung, in der sich alle Beteiligten wiederfinden – es ist ihre Anwendung, oder, wie es ein Teilnehmer ausdrückte, „unser Baby“.
Die Software ist Grundlage für die komplexe Terminverwaltung und das Ressourcenmanagement der Blutspende-Aktionen. Alle Informationen sind gebündelt und zentral abrufbar. Dabei wurden Schnittstellen zum Zeiterfassungssystem ebenso umgesetzt, wie Schnittstellen zum vorhandenen Backendsystem und SAP. Es werden durch das System die Wochenarbeitszeiten der Mitarbeiter, Sonderarbeitszeiten (beispielsweise in Teilzeit arbeitende junge Eltern) bei der Einsatzplanung ebenso überwacht, wie Lenkzeiten für eingesetzte Fahrer. Das garantiert eine faire und effektive Personalzuordnung und spart Kosten.

Bei der Personaleinsatzplanung wird zudem die Möglichkeit geboten, das eingesetzte Personal so zu planen, dass es sortiert nach der Entfernung zum Spendeort gewählt werden kann. Hierfür wurde ein GEO-Datenmodul eingebunden, das anzeigt, wie weit ein Mitarbeiter vom Spendeort entfernt wohnt. Das senkt den Planungsaufwand und gewährleistet zudem ein Kostensenkungspotential, durch die Einsparung von Wegezeit.
Die durch die ito consult GmbH entwickelte Sicherheitslösung sorgt natürlich auch dafür, dass die sensiblen Daten dort bleiben, wo sie hingehören und der Zugriff exakt geregelt werden kann.
Mit Blutspende Terminverwaltung und Personaleinsatzplanung wurde die Grundlage für eine sichere, effektive und kostenbewusste Planung von Terminen, Personal und Ressourcen geschaffen, die zudem eine überragende Anwenderakzeptanz aufweist und damit auch mit sicherstellt, dass stets genug Blutkonserven verfügbar sind und dass niemand vor verschlossenen Türen steht.